Wat is GROTICK? Ben je projectleider? Dan is dit een goede vraag om te stellen, helemaal als je je project niet uit de klauwen wil laten lopen. Het zijn de zeven beheer aspecten van projectmanagement. En ook meteen die dingen waar jij als projectleider de meeste vragen over krijgt. Denk aan vragen over budget, tijd en hoe je je project organiseert.
Als projectcoach help ik je graag om deze zeven letters voor jouw project goed in beeld te brengen.
Waar staat GROTICK voor?
Dé zeven beheer aspecten van projectmanagement, ook wel de ‘harde’ middelen van je project: GROTICK. Ik neem je mee:
Geld
G staat voor geld. Of het nu gaat om initiatie-, definitie-, ontwerp-, voorbereiding-, realisatie- of nazorgfase, in elke fase gaat het over geld. Het bewaken van budgetten is essentieel voor je project. Zorg dat er afspraken over worden gemaakt en dat er helderheid is over budget. Meevallers worden vaak meteen ingeboekt, maar tegenvallers tja, daar praten we liever niet over. Mijn belangrijkste stip: zorg voor een financiële man (of vrouw) in je project. Liefst eentje die super enthousiast wordt van getallen, excel en tabellen. (1 van de 7)
Risico
R is voor risico. Tijdens je project zal je actief moeten blijven analyseren wat de risico’s zijn en ervoor zorgen dat je zorgt voor passende beheersing van de risico’s van je project. Breng samen met je team de risico’s in beeld en bepaal beheersmaatregelen voor elk van die risico’s. En de tip van de dag: zorg ervoor dat het risicomanagement door iedereen in je projectteam wordt uitgevoerd, dan sta je er niet alleen voor als projectleider. (2 van de 7)
Organisatie
O staat voor organisatie. In het kort: hoe regel je je project? Stuurgroep, projectgroep, klankbordgroep, werkgroep en stakeholdergroep? Regel voor alle activiteiten binnen je project de taken en verantwoordelijkheden tussen je teamleden. En stem met de opdrachtgever af hoe de afstemming tussen projectteam en opdrachtgever zal verlopen. (3 van de 7)
Tijd
T is van tijd, hoe lang duurt je project en hoeveel tijd mag iedereen uit je team besteden aan je project. Regel dat je teamleden voldoende uren beschikbaar hebben voor het uitvoeren van je project. Check ook voor elke van de activiteiten binnen je project bij je teamleden hoe lang alles duurt, zij weten prima hoeveel tijd alles kost. Tip van mij: zorg voor een fijne meedenkende planner. Zo eentje die alle activiteiten lekker in een overzicht weet te zetten. En dat dat overzicht dan ook voor iedereen te snappen is. Scheelt jou, als projectleider, een hoop werk. Kan jij lekker sturen op die projectplanning! (4 van de 7)
Informatie
I is informatie. Zorg er voor dat alle informatie (zoals verslagen en beslisdocumenten) uit elke fase goed opgeslagen wordt. Dat doe je het slimst door, voor elk van de fases van je project, een map aan te maken waarbinnen je alle definitieve documenten opslaat. Zo is alles van je project beschikbaar voor iedereen. (5 van de 7)
Communicatie
C van communicatie, hoe regel je de communicatie met je project- en de reguliere organisatie? Denk aan nieuwsbrieven, weekstart met het hele team of een interne intranetpagina met regelmatig een post over de stand van zaken. Stel na elk overleg de vraag ‘wat vertellen we hierover buiten deze vergaderkamer?”. (6 van de 7)
Kwaliteit
K staat voor kwaliteit. Zorg voor een helder programma van eisen voor je project. Eigenlijk is de belangrijkste vraag: ‘wanneer is het project geslaagd?’ zo kom je erachter waar je met je team naar toe moet werken. Tip van mij: check met regelmaat met je team wanneer je project goed genoeg is, probeer niet naar de maan te gaan als het niet hoeft. Dus check met regelmaat met je team en opdrachtgever wat goed genoeg is voor je project. (7 van de 7)
De ‘harde’ middelen van projectmanagement
Dit zijn de zeven ‘harde’ middelen van projectmanagement. De beheersaspecten die je goed moet uitdokteren en die je enorm helpen bij het uitvoeren van je project. Zorg dat je elk van deze letters met je opdrachtgever EN met je projectteam uitwerkt. Het is onderdeel van je projectaanpak: je projectdefinitie (wat), inhoudelijke activiteiten (hoe) en de zeven beheersaspecten (waarmee).
De vragen die je als projectleider krijgt
Hoe GROTICK je helpt? Schrijf de vragen die je als projectleider krijgt eens op. Het zijn vragen over ‘wanneer is het resultaat er nou eindelijk?’ (dat vragen de gebruikers), ‘blijf je wel binnen het budget?’ (door de opdrachtgever), ‘waar staan alle projectdocumenten?’ (dit vraagt de controller), ‘wie zit in het team?’ (door iedereen die ook mee wil doen met het project). Deze vragen moet je als projectleider natuurlijk elke keer goed kunnen beantwoorden. Dus hup! Zorg dat je alle zeven letters afgaat. Dan weet je ook het antwoord op elk van de vragen.
Ik heb hier hulp bij nodig!
Hulp nodig bij het maken van je projectplan, invullen van de GROTICK aspecten of voor het organiseren van je project start up? Ik help je graag!
LET OP: Je redt het niet met GROTICK alleen!
“Als ik over elk GROTICK onderdeel nadenk en het opschrijf, dan komt het helemaal goed met mijn projecten”. Die overtuiging had ik in mijn eerste jaren als projectleider. Hoe ver naast kon ik er zitten?! Lees het in deze blog.
En sure, het managen van de ‘harde’ middelen helpt enorm om je projectresultaat te bereiken. Tot je erachter komt dat projecten leiden net zo veel gaat over mensenwerk als over sturen op middelen. Over dat mensenwerk, later meer, in een volgende blog!