Hoe start je een project?

Hoe start je een project? Slim dat je deze vraag stelt, helemaal in een tijd waarin we snel gaan doen en tot actie over gaan. Waar bestaat een project start up (PSU) uit? Wanneer is er geen PSU nodig? Waar bestaat een PSU uit en hoe lang duurt het? Wat moet je verwachten van een PSU begeleider?

Als projectcoach & teamcoach zet ik me in voor projectteams. Ik help om het teamgevoel te versnellen en het projectresultaat vlot te halen. En ja, daarom geloof ik enorm in een goede stevige start. Gun jij jezelf en je team z’n start? Laat mij jullie project start up begeleiden. Stevige start gegarandeerd!

Vooraf…

Nog een ding vooraf: een goede projectleider accepteert niet dat iemand roet in het eten wil gooien om een PSU snel of niet uit te voeren. Zorg als projectleider voor een stevige PSU. Als je de verantwoordelijkheid hebt voor het hele project, dan ben je óók in staat om te beoordelen of een PSU nodig is EN hoe lang die moet duren.

Je start je project met een project start up

Je start je project met een project start up (PSU). Doe dit echt, want alle tijd die je steekt in deze fase wordt later in het project terugverdiend. In een werksessie met je projectteam geef je samen vorm aan het hele project. Alle uitkomsten leg je vast in een projectcontract.

Het team bouwt tijdens de project start up onder leiding van jou, als projectleider, aan het fundament van je project. Alle belangrijke onderdelen van het project worden besproken en uitgewerkt. Je doet dit in de beginfase van het project. Samen met de opdrachtgever en je team stem je af wat er moet gebeuren. Een PSU wordt altijd begeleid door een PSU- begeleider. Gun jezelf, als projectleider, de ruimte om volledig onderdeel te zijn van het team en al je aandacht te besteden aan jouw rol in het project. Het is niet te doen om EN een PSU te begeleiden EN goed in je rol als projectleider deel te nemen aan de PSU. Dus gun jezelf een PSU-begeleider!

Wanneer is er geen psu nodig?

Als je routinematig werkt hoef je geen PSU te houden. Voor projecten met weinig vernieuwing of waar weinig in ontdekt en verkent hoeft te worden zal het een hele saaie sessie worden vol herhaling. Een PSU is enorm van meerwaarde als de opdracht, het proces, de aanpak, consequenties en commitment van de projectleden nog niet bekend zijn.

Waar bestaat een project start up uit?

Waar bestaat een PSU uit, welke onderdelen komen in elke PSU terug? Je hebt het met je team in een PSU altijd over het wat, hoe & waarmee. Wat is de beschrijving van het project en de opdracht (wat), welke inhoudelijke activiteiten moeten er worden uitgevoerd (hoe) & wat zijn de GROTICK, de zeven beheersaspecten, van het project (waarmee).

Elke PSU is maatwerk. Mogelijke onderdelen zijn:

  • Check- in
  • Introductie van het project
  • Toets op commitment van deelnemers
  • Gesprek met de opdrachtgever
  • Projectdefinitie, de beschrijving waar het project over gaat
  • De inrichting en structuur van het project, de aansturing (zoals werkgroepen, stuurgroep, klankbordgroep etc) en eventuele deelprojecten, hierin cluster je alle werkzaamheden die nodig zijn om uit te voeren om het project te laten slagen
  • De planning, de doorlooptijd en zaken als tijdsinzet van iedereen in het team. Dit bepaald of het project haalbaar is en of er genoeg mensuren beschikbaar zijn.
  • Krachtenveldanalyse, wat zijn de belangen in en om het project
  • Risicoanalyse, specifiek op bijvoorbeeld budget of juist algemeen
  • Werkafspraken voor de eerste periode, vergaderfrequenties, startdatum etc.
  • Uitdenken van de projectorganisatie, wie zit er in het team, wie in de stuurgroep, wat is de taakverdeling etc.
  • Projectcultuur, welke werkafspraken maken jullie, hoe gaan jullie met elkaar om, welke normen en waarden gelden er in dit project, wat zijn de (on)geschreven regels?
  • (Ontwerpen van de) presentatie aan de opdrachtgever, de check van jou en jouw team bij de opdrachtgever doe je voor je van start gaat.
  • Check- out

Hoe lang duurt een PSU?

Een PSU duurt idealiter twee dagen.

Echt.

Je begrijpt als projectleider ook dat als alle onderdelen uitgebreid aan de orde moeten komen…. dan zijn zelfs twee dagen nog veel te kort!

Moraal van het verhaal? Neem er dan alsnog de tijd voor, kies voor drie dagen of elke week 2 dagen, twee weken lang.

TIP: Plan je PSU in EN plan een reserve dag in. Je weet nooit van te voren hoe de PSU verloopt. Een extra dag kan enorm waardevol zijn als blijkt dat er tijdens de PSU veel zaken blijven liggen waar extra tijd voor nodig is.

Een paar uitzonderingen

  • Is je team bekend met het houden van PSU’s? Dan zal je merken dat je er vlotter door heen gaat.
  • Bestaat je team uit een groep of 8? Dat helpt! Hoe meer mensen, hoe meer er gebeurt, hoe langer het duurt voor je door je PSU heen bent.
  • Kennen je teamleden elkaar al? Dan gaat het vlotter. Kennen ze elkaar nog niet, dan zal je merken dat de PSU trager verloopt.

Je kan daar een aantal versnellers voor inzetten om, ook als het team elkaar nog niet kent, tijdwinst te halen. Hoe duidelijker de opdracht, hoe vlotter de PSU zal verlopen. Daar kan jij al veel in betekenen door goed door te vragen bij de opdrachtgever, door zelf al de beschrijving van het project op papier te zetten en vooraf te delen met het team.

Wat moet een PSU begeleider kunnen?

De PSU begeleider met zorgen dat de werksessie met jou en je projectteam goed verloopt. Dat doet de begeleider ook in de discussies. Een goede begeleider zal (op allerlei manieren) ingrijpen in de discussie als dat nodig is. En ook doorvragen als dat nodig is of lange of non-discussies afkappen. De begeleider houdt in de gaten of iedereen een bijdrage levert en houdt de planning van de werksessie in het oog.

De eisen die je moet stellen aan een PSU begeleider:

  • Gevoel hebben bij het onderwerp van het project
  • Niet inhoudelijk betrokken bij het project
  • Te vertrouwen, je moet er van op aan kunnen dat de PSU begeleider je kan helpen
  • Ervaring met het uitvoeren van projecten
  • In staat zijn om helpend om te gaan met groepsdynamiek en passende interventies uitvoeren

Zorg dat je dit checkt voor je met iemand aan de slag gaat om een PSU te organiseren.

(Het begeleiden van een PSU, daar kan je mij voor inschakelen! Meer weten? Klik hier)

Hoeveel mensen doen mee aan een PSU?

Het aantal mensen bepaalt de snelheid waarin je een PSU kan uitvoeren. Laat je team werken in groepjes van 8 of beperk zelfs de grootte van de groep naar 8 personen. Vraag enkel de mensen die van belang zijn voor je PSU, geen toeristen die een graantje willen meepikken of op de tribune willen aanschouwen wat er tijdens je PSU gebeurd. Je kiest voor werkers, niet voor kijkers.

Zorg dat je hele team er de hele tijd bij is. Accepteer geen in- en uitloop van projectleden. Hetzelfde geldt voor afleiding. Mensen buiten (de digitale zaal van) de PSU doen niet mee met de PSU. Dus, e-mails en telefoontjes beantwoorden tijdens de PSU, daar is geen ruimte voor. Laat je team volledig de focus hebben voor de PSU. De enige persoon die de uitzonderingspositie heeft is de opdrachtgever. Die is gedurende de hele PSU telefonisch bereikbaar voor het team om vragen te beantwoorden.

De drie redenen waarom jij een PSU wilt

Als projectleider kan je ervoor kiezen gewoon te starten met je project en je projectteam. Maar, investeren in een PSU levert je meer op!

  1. Een PSU helpt iedereen in je projectteam, in korte tijd verdiept iedereen zich in het project, stel je een goed plan op voor je project en maak je afspraken hoe je met elkaar samen werkt.
  2. Je weet precies wie je allemaal in huis hebt, hoe meer aandacht er is voor een stevige basis van je project hoe groter de kans dat jouw project met succes wordt uitgevoerd.
  3. Het houden van een PSU verdient zich dubbel en dwars terug op een later moment, zelfs als blijkt na de PSU dat het niet mogelijk is om tot een project te komen (hoef jij niet maandenlang aan een dood paard te trekken)

Ben je overtuigd? Gun je jezelf, en je projectteam een PSU?

De tijd die je aan de beginfase van je project besteedt aan een PSU haal je dubbel en dwars terug in de rest van je project. Het is een versneller. Je gaat met een PSU vlot van start. Doordat je aan de voorkant heel veel zaken MET je team uiteikeld en bespreekt zorg je ervoor dat de kikkers de rest van het project IN de kruiwagen blijven zitten. Dat de neuzen dezelfde kan op blijven, dat je met elkaar hebt afgestemd hoe je MET elkaar zaken aanpakt en tackelt.

Hey! Ik ben Karin, project- & teamcoach. Met &toenka help projectteams om het teamgevoel te versnellen en het projectresultaat vlot te halen. Dat doe ik door je te helpen met een project start up! Meer weten? Klik hier!

Meer van dit? Meldt je aan voor de nieuwsbrief!